Privatlivspolitik.

Formålet med privatlivspolitikken

Formålet med nærværende privatlivspolitik er at orientere om, hvorledes Kirk Larsen & Ascanius / Brygge Family Partners anvender de personoplysninger, som virksomheden indhenter/indsamler og modtager.

Ifølge persondataforordningen, de advokatetiske regler, Lov om hvidvask mv. er vi forpligtede til at sørge for, at alle de personoplysninger, vi behandler, behandles i overensstemmelse med gældende regler, og at de opbevares fortroligt og sikkert.

Vi træner vores medarbejdere i at behandle personoplysninger fortroligt og sikkert, og understøtter dette med relevante teknologiske løsninger.

Dataansvarlig

Vi rådgiver inden for forskellige juridiske fagområder og er dataansvarlig for de personoplysninger vi indhenter, indsamler og modtager i forbindelse med håndtering af sager for vores kunder. Dette gælder alt materiale, uanset om det foreligger i elektronisk eller fysisk form.

Anvendelse af personoplysninger

Vi registrerer og bruger personoplysninger med det formål at kunne opfylde vores aftale med vores kunder, herunder:

  • Yde kundeservice, rådgivning af vores kunder samt sagsbehandling, fakturering og kvalitetsstyring samt gennemføre kontroller.
  • Identificere og legitimere kunder og reelle ejere i henhold til reglerne i Lov om hvidvask samt til
  • Opfyldelse af øvrige lovbestemte krav.

Endvidere er behandlingen nødvendig for Kirk Larsen & Ascanius / Brygge Family Partners til at forfølge en legitim interesse i at kunne administrere, styre og udvikle vores produkter, herunder udvikling af IT løsninger og services samt udvikling af vores forretning.

Anvendelsen sker i henhold til Persondataforordningens Art. 6 stk. 1, litra a, b, c og f. Cpr.nr. behandles med hjemmel i databeskyttelseslovens § 11, stk. 2, nr. 4.

Indsamling, registrering og videregivelse af personoplysninger

Virksomheden registrerer og behandler de personoplysninger, som er nødvendige for at kunne identificere vores kunder, samt til at fremme kundernes sager bedst muligt.

Vi modtager som udgangspunkt oplysningerne direkte fra kunder, men kan også modtage personoplysninger fra fx offentlige myndigheder (herunder domstolene), modparter, vidner eller andre personer, der indgår i sagsbehandlingen.

De oplysninger, vi behandler, kan omfatte følgende:

  • Kontaktdata – herunder mail, telefonnummer mv.
  • Økonomiske forhold – herunder evt. oplysninger fra tinglysning, RKI mv.
  • Arbejdsmæssige og sociale forhold
  • Helbredsmæssige forhold
  • Fagforeningsmæssige tilhørsforhold
  • Eventuelle strafferetlige forhold

Hvidvask

Vi er forpligtede til i medfør af hvidvaskloven at indhente og opbevare følgende personoplysninger i fem år fra klientforholdets ophør:

Personoplysninger indhentet i forbindelse med opfyldelse af kravene om kundekendskabsprocedurer i henhold til hvidvaskloven, herunder identitets- og kontroloplysninger samt kopi af foreviste legitimationsdokumenter.
Dokumentation for og registreringer af transaktioner, der gennemføres.
Dokumenter og registreringer vedrørende undersøgelser gennemført i henhold til Hvidvasklovens § 25, stk. 1 og 2.

Vi legitimerer navn, adresse, cpr.nr. ved hjælp af pas, kørekort, sygesikringsbevis, Penneo underskrift ved nem-id.

Sikker kommunikation

Vi kommunikerer, hvor det er muligt pr. e-mail med andre virksomheder, offentlige myndigheder og organisationer via krypteret forbindelse, hvor certifikater er udvekslet på forhånd. Er det ikke muligt at udveksle certifikater, kommunikeres som beskrevet under pkt. 6.2.

Kommunikation med e-mail til private m.fl. sker som minimum med en TLS eller en SSL sikker løsning. Det betyder, at forbindelse mellem vores servere og kundens digitale postkasse er krypteret og oplysninger kan udveksles sikkert.

Kan vi ikke kommunikere sikkert med kunden, vil personfølsomme oplysninger, der sendes via e-mail ske i et kodet dokument og modtageren vil få en sms med koden til dokumentet. Alternativt sendes personfølsomme oplysninger med fysisk post.

Retten til at trække et samtykke tilbage

I nogle tilfælde er vores behandling af personoplysninger baseret på et samtykke. Hvis det er tilfældet, kan den person, som behandlingen vedrører til enhver tid trække sit samtykke tilbage. Dette kan gøres ved at kontakte virksomheden på de kontaktoplysninger, der fremgår nedenfor i punkt 11.

Hvis et samtykke trækkes tilbage, påvirker det ikke lovligheden af vores behandling af personoplysninger på baggrund af et tidligere meddelt samtykke og op til tidspunktet for tilbagetrækningen. I nogle tilfælde kan der endvidere være opstået et andet grundlag for fortsat behandling af oplysningerne. Hvis det er tilfældet, vil vi orientere særskilt herom.

De registreredes rettigheder

Generelt

De personer, vi behandler oplysninger om, har efter persondataforordningen en række rettigheder.

Ret til at se oplysninger (Indsigtsret)

Som kunde har man som udgangspunkt ret til at få indsigt i indholdet af de personoplysninger, som vi behandler. I nogle tilfælde kan indsigtsbegæringen dog være begrænset.

Øvrige personer, om hvem personoplysninger indgår i sagsbehandlingen for vores kunder, kan ligeledes have ret til indsigt. Indsigt i oplysninger om andre end vores kunder vil dog oftest være begrænset af rådgiveren/advokatens tavshedspligt.

Ret til berigtigelse (rettelse)

Hvis den registrerede mener, at de oplysninger, vi har registreret om den pågældende, er forkerte, kan vedkommende anmode om, at det rettes – eller suppleres.

Retten angår alene objektive data.

Ret til sletning

I særlige tilfælde kan den registrerede have ret til at få slettet personoplysninger, inden tidspunktet for vores almindelige generelle sletning indtræffer.

Ret til begrænsning af behandling

Den registrerede har i visse tilfælde ret til at få behandlingen af sine personoplysninger begrænset. Hvis det er tilfældet, må vi fremover kun behandle oplysningerne – bortset fra opbevaring – med vedkommendes efterfølgende samtykke, eller med henblik på at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares, eller for at beskytte en person eller vigtige samfundsinteresser.

Ret til indsigelse

I visse tilfælde kan der gøres indsigelse mod vores ellers lovlige behandling af dine personoplysninger.

Ret til dataportabilitet (ret til at få overført data)

Hvis en kunde fx ønsker at skifte rådgiver/advokat, har kunden ret til at modtage visse personoplysninger i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format samt at få overført disse personoplysninger til sin nye rådgiver/advokat.

Adgangen til dataportabilitet omfatter kun oplysninger, som kunden selv har givet og vil kun omfatte behandlinger, der foretages automatisk og som baserer sig på et samtykke eller en kontrakt med kunden.

Undtagelser til Kirk Larsen & Ascanius’ og Brygge Family Partners oplysningspligt

Kirk Larsen & Ascanius / Brygge Family Partners har som rådgiver/advokater tavshedspligt i henhold til Retsplejelovens regler, ligesom vi er underlagt de advokatetiske regler. Det betyder, at vi i visse tilfælde kan undlade at opfylde oplysningspligten overfor registrerede, f.eks. i situationer, hvor oplysningerne må behandles fortroligt.

Vi kan endvidere undlade at opfylde vores opfyldningspligt, såfremt private og/eller offentlige interesser strider herimod og er mere vidtrækkende, end hensynet til registreredes interesser i at modtage oplysningerne.

Endvidere kan vi undlade at efterleve oplysningsforpligtelsen, såfremt den registrerede allerede er bekendt med oplysningerne – eller såfremt det måtte kræve en uforholdsmæssig stor indsats at efterleve oplysningsforpligtelsen.

Yderligere information om rettigheder

Der kan læses mere om den registreredes rettigheder i Datatilsynets vejledning, som findes på www.datatilsynet.dk.

Opbevaring og sletning

Generelt

Vi gemmer personoplysninger, så længe det er nødvendigt for at opfylde det formål, som personoplysningerne er registreret og indsamlet til, herunder for at kunne dokumentere hvilke oplysninger vores rådgivning har været baseret på.

Personoplysninger indhentet i henhold til Lov om forebyggelse af hvidvask slettes efter 5 år fra det tidspunkt, hvor kundeforholdet er ophørt eller fra tidspunktet for arkivering af den sag i hvilken forbindelse oplysningerne er indhentet.

Når et kundeforhold er ophørt, gemmer vi normalt personoplysninger i 10 år fra ophørstidspunktet for sagen og/eller kundeforholdet. Nogle oplysninger gemmer vi dog i længere tid, f.eks. med henblik på at kunne vurdere evt. interessekonflikt, hvis vi bistår en kunde i relation til indgåelse af et længerevarende kontraktforhold, herunder ved udarbejdelse af testamenter, ægtepagt, ejeraftaler samt andre kontrakter uden en på forhånd defineret ophørsdato.

Oplysninger i relation til konkursboer, dødsboer eller andre sager, hvor der kan ske genoptagelse, kan efter en konkret vurdering opbevares i en længere periode.

Derudover skal vi overholde reglerne i henhold til bogføringsloven, Lov om forebyggelse af hvidvask samt de advokatetiske regler.

Kontakt vedr. personoplysninger

Registrerede, der ønsker adgang til de oplysninger, som Kirk Larsen & Ascanius/Brygge Family Partners, kan rette henvendelse til os, jfr. kontaktoplysninger nedenfor.

Er der registreret forkerte data, eller har den registrerede andre indsigelser, kan henvendelse ske samme sted. Den registrerede har mulighed for at søge indsigt i, hvilke informationer, vi måtte have registreret om den pågældende, og kan gøre indsigelse mod en registrering i henhold til reglerne i Persondataloven.

Hvis den registrerede vil gøre brug af sine rettigheder, kan vi kontaktes. Hvis den registrerede kontakter os med anmodning om at få rettet eller slettet personoplysninger, undersøger vi om betingelserne herfor er opfyldte og i givet fald gennemfører vi ændringer eller sletning så hurtigt som muligt.

Vi kan kontaktes her:

Advokatpartnerselskabet
Kirk Larsen & Ascanius / Brygge Family Partners
Esbjerg Brygge 28
6700Esbjerg
cvr.nr. 33 64 69 25
Telefon: 70 22 66 60
E-mail: bfp@bryggefamilypartners.dk

Kontaktperson:
Kommunikationsmedarbejder Simone Kratschke Mathiesen
+ 45 88 43 45 90, e-mail skm@kirklarsen.dk

Klage til Datatilsynet

Den registrerede har ret til at indgive en klage til Datatilsynet, hvis der er utilfredshed med den måde, vi behandler personoplysninger på. Datatilsynets kontaktoplysninger findes på www.datatilsynet.dk.

Revidering af privatlivspolitikken

Vi vil løbende revidere privatlivspolitikken, således at den stemmer overens med vores håndtering af personoplysninger samt gældende lovgivning.

Den seneste version af vores privatlivspolitik vil være tilgængelig på vores hjemmeside.

Regler

Regler gældende for Kirk Larsen & Ascanius’ / Brygge Family Partners behandling af personoplysninger findes i:

Persondataloven (indtil 25. maj 2018)
Databeskyttelsesforordningen (efter 25. maj 2018)
Databeskyttelsesloven (efter 25. maj 2018)